BayWa
BayWa optimiert Disposition mit robusten PDA von Psion
Echtzeit-Transparenz zwischen Lkw und SAP-System
Die Handelsgruppe BayWa zentralisiert die Transportdisposition für ihre drei Hauptsparten Agrar, Baustoffe und Energie: An jedem Punkt der Transportkette überträgt eine Telematik-Lösung der konzerneigenen IT-Tochter RI-Solution relevante Statusdaten mit einem mobilen Endgerät vom Lkw direkt zum SAP-System. Umgekehrt erhalten Fahrer so ihre nächsten Touren von der zentralen Transportdisposition ihres jeweiligen Geschäftssegments. Jede Sparte hat ihre Spezifik; logistische Einzelabläufe und Details im Dispositionsmanagement sind zum Teil grundverschieden. Gleichwohl verhilft der vielseitige Ikôn von Psion mit der Software „Fahrverkauf“ von pcsysteme.at in allen drei Sparten zu flexiblerer Tourenplanung, höherer Fahrzeugauslastung und verbessertem Lieferservice. 100 des robusten PDAs sind mittlerweile in BayWa-Fahrzeugen unterwegs – 500 sollen es bis zum Projektende sein.
Die Herausforderung
Auf vielen Märkten zuhause
Umsatzstärkstes Segment ist der Agrarsektor – die BayWa ist in diesem Bereich Europas größter Vollsortimenter. Das Segment umfasst den Handel mit landwirtschaftlichen Betriebsmitteln ebenso wie die Vermarktung pflanzlicher Erzeugnisse vom Feld bis zur Ernährungsindustrie. Außerdem vertreibt BayWa landwirtschaftliche Technik aller Art, wobei ein dichtes Werkstattnetz für den notwendigen Service sorgt.
Das BayWa-Segment Bau beinhaltet sowohl den Baustoffhandel als auch die Bau- und Gartenmärkte. Beim Baustoffhandel rangiert der Konzern deutschlandweit auf Platz 2 und spielt auch in Österreich in der Oberliga mit. Seine Bau- und Gartenmärkte betreibt BayWa vorwiegend in Regionen mit geringer Wettbewerbsdichte und verfolgt dabei ein dezidiertes Fachmarktkonzept.
Zum dritten großen Geschäftssegment Energie zählt zum einen der Handel mit Heizöl, Diesel und Schmierstoffen – hauptsächlich in Bayern und Österreich – sowie der Betrieb von Tankstellen, die je nach Region unter dem Namen BayWa, AVIA oder GENOL firmieren. Zum anderen ist das Unternehmen zunehmend im Bereich erneuerbare Energien tätig– vor allem durch die Projektierung und den Bau von Windkraft-, Solar- und Biogasanlagen.
Spartenübergreifender Optimierungsbedarf
So breit gestreut die Geschäftsfelder und Zielmärkte, so unterschiedlich sind die spezifischen Anforderungen an die Transportdisposition. Gleichwohl startete BayWa im vergangenen Jahr ein groß angelegtes Optimierungsprojekt, um durchgängige Transparenz im Dispositionsmanagement aller drei Sparten zu erreichen. „Zwar gab es bereits punktuell SAP-Unterstützung – überwiegend aber wurden Fahrzeuge und Touren per Fähnchen auf der Landkarte und mit Karteikästen disponiert. Das war nicht mehr zeitgemäß“, schildert Projektleiterin Christine Männer die Ausgangssituation im Herbst vorigen Jahres.
Im Bereich Energie etwa druckten Fahrer bei Heizöllieferungen die genaue Abgabemenge auf mitgebrachte Plan-Lieferscheine vor Ort beim Kunden aus, und zwar per Slip-Drucker, der direkt an die geeichte Durchflussmessanlage angeschlossen war. Nicht immer jedoch sind Kunden zum Liefertermin zuhause, oder sie nehmen weniger ab als bestellt. Die verbliebene Fracht konnte dennoch nicht spontan für einen anderen Auftrag verwendet werden – und dies nicht, weil kein passender Kunde in Nähe gewesen wäre, sondern weil dem Fahrer der Plan-Lieferschein für den ungeplanten Auftrag fehlte.
Die Lösung
Robust und integrationsstark
Ausreichend Gründe für BayWa, ihre Disposition spartenübergreifend neu zu strukturieren und an jedem Punkt der Lieferkette für Echtzeitkommunikation mit zentralen Softwaresystemen zu sorgen. Als Generalunternehmer wurde dafür der konzerneigenen, auf Retail-Informationssysteme spezialisierte IT-Dienstleister RI Solution beauftragt. Speziell für die mobile Peripherie der avisierten Integrationslösung wurden die digitalen Assistenten gebraucht – wobei die Messlatte in vielerlei Hinsicht hoch hing: Die Geräte sollten- zusammen mit der Telematiksoftware „Fahrverkauf“ beispielsweise die geeichte Messanlage auf Diesel- und Heizöltankwagen nahtlos einbinden und zudem GPS-tauglich sein. Denn oft genug ist der Zielort eines Baustofftransports eine neuangelegte Straße, die noch in keinem gängigen Navigationssystem hinterlegt ist. Hinzu kommen weitere branchenspezifische Anforderungen: „Im Transportgeschäft werden mobilen Geräten einiges abverlangt. Sie müssen Wind und Wetter widerstehen und resistent sein gegen harte Stöße und starke Vibrationen. Das alles darf aber nicht zulasten von Ergonomie und Bedienkomfort gehen“, sagt Joachim Schwabe, Geschäftsführer der RI-Solution Service GmbH, Auerbach – einer Tochter der RI-Solution und im BayWa-Projekt für die Hardwarebeschaffung verantwortlich. „Natürlich haben wir auch die Angebote anderer Anbieter evaluiert“, fährt Geschäftsführer Schwabe fort. „Letztlich aber haben wir uns für den Ikôn von Psion entschieden, weil diese Modelle all unsere Ansprüche umfassend erfüllen. Überdies haben wir an anderer Stelle im Konzern bereits gute Erfahrungen mit Produkten von Psion gemacht.“
Näher am Kunden – ohne unnötige Wege
Das neue Prozessgefüge, das BayWa nach erfolgreicher Pilotphase seit Dezember 2010 ausrollt, schildert Stefan Pfrang, Projektleiter auf Seiten von RI Solution, folgendermaßen: „Alle transportrelevanten Informationen werden im SAP-System erfasst und in Echtzeit an das eigenentwickelte Dispositionstool übergeben. Auf Basis einer Tourenoptimierung werden die Aufträge nun einzelnen Lkw zugeordnet. Während einer Tour wird jede Statusänderung per Ikôn unmittelbar an das zentrale SAP-System zurückgemeldet.“ Beispielsweise werden Heizöl-Abfüllmengen künftig parallel zum Rechnungsdruck vor Ort beim Kunden direkt an das SAP-System gesendet. Dort ist der aktuelle Tankfüllstand somit jederzeit bekannt. Sollten – wie eingangs geschildert – Kunden weniger abgenommen haben als geplant, lassen sich ad hoc geeignete Alternativaufträge in der Nähe aus dem zentralen Auftragspool selektieren. Dank der „Fahrverkauf“-Software der Firma pcsysteme.at aus Wien steht der zugehörige Lieferschein dem Fahrer via Ikôn online zur Verfügung und kann direkt im Fahrzeug auf einem DINA4-Fahrzeugdrucker ausgegeben werden. Anders als früher muss der Tankwagen dafür also nicht mehr eigens zum Stützpunkt zurück. Gleichzeitig verringert die unmittelbare Integration zwischen Ikôn und geeichtem Durchfluss-Messgerät das Risiko manueller Fehleingaben und falscher Mengenrückmeldungen. Und nicht zuletzt legt die telematische Echtzeitanbindung an das SAP-System den Grundstein für eine automatische Fakturierung bis zum Kunden, so dass auch im Backoffice-Bereich beträchtliche Effizienzvorteile entstehen.
In der Sparte Baustoffe schafft RI-Solution mit dem Ikôn von Psion und dem „Fahrverkauf“ von pcsysteme.at die Grundlage für eine automatisierte Leistungsverrechnung der Fuhrparkkosten: Die Aufzeichnung von Fahrt-, Lade- und Standzeiten macht nachträgliche (und daher fehlerträchtige) Eingaben von Papierformularen überflüssig, was die interne Leistungsabrechnung beschleunigt und qualitativ verbessert. Hintergrund: Baustofflieferungen werden generell nach Stunden abgerechnet; die Online-Lösung soll hier also hauptsächlich den internen Aufwand minimieren.
Der Nutzen
Das Agrarsegment hat im Zuge des Projekts seine 15 Dispositionsstützpunkte um etwa die Hälfte reduziert, was einer Vergrößerung der entsprechenden Einzugsgebiete gleichkommt. Die telematische Anbindung via Ikôn liefert Disponenten nun jederzeit aktuelle Statusinformationen zu Aufenthaltsort und Tour-Verlauf der Fahrzeuge. Da hierbei auch Auftragsbestände anderer Dispositionsgebiete eingesehen werden können, werden leere Rücktouren in Zukunft seltener. Grundsätzlich stehen alle Funktionalitäten der Integrationslösung allen Sparten zur Verfügung – für die User in den Dispostellen und Fahrzeuge wird jedoch immer das für den jeweiligen Einsatzbereich sinnvolle angezeigt.
„Mit dem Ikôn von Psion und der Telematiksoftware „Fahrverkauf“ von pcsysteme.at verschaffen wir uns künftig in allen Sparten Echtzeittransparenz in der kompletten Transportdisposition. Als mobiler Baustein unserer übergreifenden Dispositionslösung hilft er uns, die Auslastung unserer Fahrzeuge zu optimieren, flexibler auf Kundenwünsche zu reagieren und die Effizienz der Logistik erheblich zu steigern“, resümiert Projektleiterin Christine Männer.
